Politique de protection des données personnelles – Weenove
1. Qui sommes-nous et à qui s’adresse cette politique
WEENOVE, société par actions simplifiée dont le siège est situé 78 rue de Leybardie, 33300 Bordeaux, France (SIRET 789 138 708 00027 – contact@weenove.fr – 05 35 54 40 16), édite des logiciels de Business Intelligence et de création d’applications métier (Biwee, Weemake). Cette politique décrit comment nous traitons les données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle s’adresse à toute personne dont nous traitons des données :
- visiteurs de nos sites www.weenove.fr et biwee.fr ;
- prospects et contacts commerciaux ;
- utilisateurs de nos plateformes (collaborateurs de nos clients) ;
- candidats à un emploi.
Elle complète nos Conditions Générales de Vente et, pour nos clients, l’accord de sous-traitance (article 28 RGPD) annexé au contrat.
2. Définitions
- Donnée personnelle : toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (nom, e-mail, identifiant, adresse IP, etc.).
- Traitement : toute opération sur des données personnelles (collecte, stockage, consultation, transmission, suppression…).
- Responsable de traitement : l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
- Sous-traitant : l’entité qui traite des données pour le compte et sur instruction du responsable de traitement.
- Client : la personne morale ayant souscrit un abonnement aux logiciels Weenove.
- Utilisateur : toute personne physique accédant aux plateformes Biwee ou Weemake avec un compte fourni par un Client.
3. Données collectées sur nos sites web
Nous ne collectons que les données strictement nécessaires à chaque finalité.
| Contexte | Données collectées | Caractère |
|---|---|---|
| Formulaire de contact / demande de démo | Nom, prénom, société, fonction, e-mail, téléphone, message | Obligatoire sauf téléphone |
| Offre d’essai | Identité, société, e-mail professionnel, données de connexion | Obligatoire |
| Newsletter | E-mail, société | Consentement |
| Candidature | CV, lettre, coordonnées, parcours | Obligatoire pour l’étude du dossier |
| Navigation | Adresse IP, pages consultées, navigateur, horodatage | Collecte technique (voir section 12) |
Nos sites sont destinés à un public professionnel ; nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs.
4. Traitements dont Weenove est responsable
Pour ces traitements, Weenove décide des finalités et des moyens et agit en qualité de responsable de traitement.
| Finalité | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Réponse aux demandes de contact et de démonstration | Intérêt légitime (répondre à une sollicitation) | 3 ans après le dernier contact |
| Gestion des offres d’essai | Exécution de mesures précontractuelles | Durée de l’essai + 3 mois |
| Gestion de la relation client : commandes, facturation, support | Exécution du contrat ; obligation légale (comptabilité) | Durée du contrat + 10 ans pour les pièces comptables |
| Prospection commerciale B2B et newsletter | Intérêt légitime (clients et prospects professionnels) ; consentement pour la newsletter | 3 ans après le dernier contact ou jusqu’au retrait |
| Sécurité des plateformes, journalisation des accès | Intérêt légitime (sécurité des systèmes) ; obligation légale | 12 mois pour les journaux de connexion |
| Mesure d’audience du site | Consentement, sauf exemption CNIL | 13 mois (cookies), 25 mois (données de mesure) |
| Recrutement | Mesures précontractuelles ; intérêt légitime | 2 ans après le dernier contact, sauf opposition |
| Réponse aux demandes d’exercice de droits | Obligation légale | 5 ans à compter de la demande |
Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
5. Données traitées via Biwee et Weemake : Weenove sous-traitant
Les données que nos Clients connectent, importent ou saisissent dans Biwee et Weemake (données métier, tableaux de bord, formulaires, workflows, comptes utilisateurs) restent sous la responsabilité du Client. Weenove agit alors en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
À ce titre, Weenove s’engage à :
- traiter les données uniquement sur instruction du Client et pour la fourniture des services, sans jamais les utiliser à ses propres fins ;
- garantir la confidentialité de son personnel et mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites en section 9 ;
- assister le Client dans la réponse aux demandes des personnes concernées et lui notifier toute violation de données ;
- n’engager de sous-traitant ultérieur qu’avec information préalable du Client ;
- restituer ou supprimer les données en fin de contrat ;
- tenir à disposition du Client les éléments permettant de démontrer le respect de ces obligations.
Les modalités détaillées figurent dans l’accord de sous-traitance annexé aux Conditions Générales de Vente. Les utilisateurs souhaitant exercer leurs droits sur ces données doivent s’adresser en priorité au Client, responsable de traitement.
6. Destinataires des données
Les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux équipes commerciales, support, technique et administratives de Weenove.
Elles peuvent être transmises à des prestataires (sous-traitants ultérieurs) agissant sur nos instructions, liés contractuellement à des obligations équivalentes aux nôtres :
| Catégorie | Finalité | Localisation |
|---|---|---|
| Hébergeur des plateformes et sauvegardes | Hébergement, stockage, sauvegarde | France – Microsoft Azure (région France), OVHcloud, Scaleway |
| Messagerie et suite bureautique – Google Workspace | Communication, notifications, newsletter | Union européenne |
| Outil de gestion de la relation client | Suivi commercial, facturation | France |
| Outil de mesure d’audience | Statistiques du site | Union européenne |
La liste à jour des sous-traitants ultérieurs est communiquée à nos Clients sur demande à rgpd@weenove.fr. Les Clients sont informés préalablement de tout ajout ou remplacement.
Nous pouvons également communiquer des données aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige. Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée personnelle.
7. Hébergement et transferts hors Union européenne
Les plateformes Biwee et Weemake et leurs sauvegardes sont hébergées dans des centres de données situés en France, opérés par Microsoft Azure, OVHcloud et Scaleway. Les sauvegardes sont stockées sur un site géographiquement distinct du site principal.
Weenove ne transfère pas les données de ses Clients hors de l’Union européenne. Certains de nos prestataires (Microsoft, Google) appartiennent à des groupes non européens : leurs données sont stockées dans l’Union européenne et les accès éventuels depuis un pays tiers sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne ou décision d’adéquation).
8. Durées de conservation
Les données sont conservées le temps nécessaire à la finalité poursuivie, puis archivées lorsqu’une obligation légale l’impose, et enfin supprimées. Les durées applicables aux traitements dont Weenove est responsable figurent dans le tableau de la section 4.
Pour les données traitées en qualité de sous-traitant, la durée de conservation est celle du contrat conclu avec le Client. À son terme, les données sont restituées ou supprimées et les sauvegardes purgées selon leur cycle de rotation.
9. Sécurité des données
Weenove met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles, et pour les protéger contre toute perte, altération, accès ou divulgation non autorisés.
Ces mesures comprennent notamment :
- le chiffrement des données au repos et en transit ;
- le contrôle des accès selon le principe du moindre privilège, avec identifiants individuels et authentification multifacteur pour les systèmes critiques ;
- la journalisation des accès et la revue périodique des droits ;
- des sauvegardes régulières, chiffrées et testées, sur un site distinct ;
- la protection du réseau (pare-feux, détection d’intrusion, VPN pour les accès distants) ;
- la gestion des vulnérabilités et l’application des correctifs de sécurité ;
- des audits de sécurité réguliers ;
- l’engagement de confidentialité et la formation régulière de nos collaborateurs.
Ces mesures sont réévaluées régulièrement en fonction de l’évolution des risques et de l’état de l’art. Il appartient également à chaque utilisateur de préserver la confidentialité de ses identifiants de connexion.
10. Violations de données
Weenove dispose d’une procédure de gestion des incidents de sécurité et tient un registre des violations de données.
En cas de violation de données personnelles :
- lorsque Weenove est sous-traitant, le Client concerné est notifié dans les meilleurs délais et au plus tard 72 heures après que Weenove en a eu connaissance, avec les informations nécessaires à sa propre notification à la CNIL ;
- lorsque Weenove est responsable de traitement, la CNIL est notifiée dans les 72 heures si la violation présente un risque pour les personnes, et les personnes concernées sont informées si ce risque est élevé.
Chaque incident fait l’objet d’une analyse afin d’en corriger les causes et de prévenir sa répétition.
11. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous ;
- rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites de nos obligations légales ;
- limitation : demander le gel temporaire d’un traitement ;
- portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine ;
- opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et à tout moment à la prospection commerciale ;
- retrait du consentement : à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur ;
- directives post mortem : définir le sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à rgpd@weenove.fr ou par courrier à Weenove – DPO, 78 rue de Leybardie, 33300 Bordeaux. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes. Un justificatif d’identité peut être demandé en cas de doute raisonnable.
Si vos données sont traitées via la plateforme d’un de nos Clients, adressez votre demande à ce Client ; nous l’assisterons dans sa réponse.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr – 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
12. Cookies et traceurs
Nos sites et plateformes utilisent des cookies et technologies similaires :
| Catégorie | Exemples | Base | Durée maximale |
|---|---|---|---|
| Strictement nécessaires | Session, authentification, sécurité, préférences de consentement | Exemptés de consentement | Session à 13 mois |
| Mesure d’audience | Statistiques de fréquentation | Consentement, sauf exemption CNIL | 13 mois |
| Fonctionnels / tiers | Vidéos intégrées, formulaires tiers | Consentement | 13 mois |
À votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter ou de refuser les cookies non nécessaires, avec la même facilité. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en pied de page ou les paramètres de votre navigateur. Le refus des cookies non nécessaires n’empêche pas la navigation.
La liste détaillée des cookies déposés, leur émetteur et leur durée sont consultables à tout moment dans le module de gestion des cookies.
13. Fin de contrat : restitution et suppression
À l’issue du contrat, quelle qu’en soit la cause, le Client choisit entre la restitution de l’ensemble de ses données dans un format standard exploitable et leur destruction.
Les modalités et délais de restitution et de suppression sont fixés dans les Conditions Générales de Vente et l’accord de sous-traitance. Un certificat de destruction peut être remis au Client.
Weenove ne conserve, au-delà de cette date, que les données nécessaires au respect de ses obligations légales (facturation, comptabilité) ou à la gestion d’un litige.
14. Délégué à la protection des données et contact
Weenove a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO). Il est votre interlocuteur pour toute question relative à cette politique ou à vos données :
- e-mail : rgpd@weenove.fr
- courrier : Weenove – DPO, 78 rue de Leybardie, 33300 Bordeaux, France
Pour toute question technique ou de support sur nos plateformes : assistance@weenove.fr.
15. Mise à jour de cette politique
Cette politique est revue au moins une fois par an et à chaque évolution significative de nos traitements, de nos prestataires ou de la réglementation. La version en vigueur est celle publiée sur www.weenove.fr, avec sa date de mise à jour. Nos Clients sont informés par e-mail de toute modification substantielle.
Version 1.4 – septembre 2026
